NộI Dung
- Đặt kỳ vọng
- Quản lý kỳ vọng
- Tăng cường truyền thông
- Không lỗi, không căng thẳng - Hướng dẫn từng bước của bạn để tạo ra phần mềm thay đổi cuộc sống mà không phá hủy cuộc sống của bạn
- Đối mặt với nghịch cảnh
- Chìa khóa để quản lý dự án trơn tru
Lấy đi:
Vấn đề lớn nhất mà nhiều bộ phận CNTT phải đối mặt không phải là kỹ thuật - cá nhân của nó.
Một trong những vấn đề phi kỹ thuật lớn nhất ảnh hưởng đến hầu hết các bộ phận CNTT của công ty cũng là một vấn đề dễ quản lý. Khi nói đến việc giao dịch với người dùng cuối, mọi người phải ở trên cùng một trang và biết những gì có thể được thực hiện - và khi nào. Và có chìa khóa: quản lý kỳ vọng của người dùng cuối. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng điều này thường có thể đi một chặng đường dài để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn khi giao dịch với những người sử dụng một bộ ứng dụng trên cơ sở hàng ngày.
Các bộ phận CNTT thất bại ở điều này có thể thực sự đau khổ, vì các vấn đề liên quan đến sự phẫn nộ đối với bộ phận này. Điều đó làm cho các dự án khó khăn hơn cho tất cả mọi người. (Để được tư vấn thêm về hỗ trợ, hãy xem 10 Mẹo để Cung cấp Hỗ trợ CNTT tốt hơn.)
Đặt kỳ vọng
Nếu bạn đã làm việc trong ngành CNTT một thời gian, bạn có thể nghĩ về các dự án, vé và triển khai trong đó bộ phận CNTT bị đổ lỗi cho dự án, vé hoặc triển khai bị trễ, không phải là những gì được yêu cầu lúc đầu, hoặc chỉ là những gì được yêu cầu lúc đầu, hoặc chỉ đồng bằng không đủ tốt. Khi những kỳ vọng của cộng đồng người dùng cuối (EUC) không phù hợp với khái niệm thực tế - hoặc thậm chí chỉ là một chút sai lệch - những lời chỉ trích của họ có thể là một sự xao lãng không mong muốn.
Ngay cả những điều đơn giản như tài khoản người dùng mới cũng có thể gây ra xích mích giữa các bộ phận - hoặc thậm chí là mối thù lớn giữa các văn phòng. Cách tốt nhất để tránh điều này là tạo ra những kỳ vọng thực tế và gặp gỡ họ mọi lúc. Điều đó có nghĩa là CNTT cần cho nhân viên biết dự án sẽ mất bao lâu và những gì mong đợi khi hoàn thành. Cho dù trong một văn phòng năm người hay một tập đoàn đa quốc gia, hãy thông báo cho những người sẽ sử dụng tài nguyên CNTT về những gì bộ phận CNTT có thể và không thể làm. Trong hầu hết các trường hợp, các vấn đề không xuất phát từ những gì CNTT hoàn thành, mà từ những gì các nhân viên khác tin rằng nó sẽ có thể làm được. Các bộ phận có thể tránh được loại ngắt kết nối đó sẽ đi một chặng đường dài để tránh hội chứng "đổ lỗi cho CNTT".
Quản lý kỳ vọng
Một trong những cách tốt nhất để bắt đầu quản lý kỳ vọng của cộng đồng người dùng cuối là thực hiện chính sách cung cấp thỏa thuận cấp dịch vụ (SLA) cho tất cả các dịch vụ. Nhiều người trong các lĩnh vực kỹ thuật liên kết SLA với các nhà cung cấp bên ngoài, nhưng tâm lý tương tự cũng có thể được sử dụng cho khách hàng nội bộ - và nên như vậy. Điều này sẽ cung cấp cho người dùng cuối một khung về những gì mong đợi khi yêu cầu dịch vụ và giữ tất cả mọi người, nếu không phải trên cùng một trang, ít nhất là trên cùng một chương.
Hầu hết các gói phần mềm vé rắc rối đều có các mô-đun để thiết lập SLA. Nếu bạn tình cờ đã có SLA cho khách hàng nội bộ thì xin chúc mừng, bộ phận của bạn đã đi đúng hướng.
Tăng cường truyền thông
Bây giờ bạn đã đặt nền tảng, bạn phải giữ liên lạc. Đối với cả các dự án dài hạn và dự án ngắn hạn, điều bắt buộc là phải giữ tất cả các bên trong vòng lặp về cả tiến độ và thất bại. Kỳ vọng có thể đi theo một cách nhanh chóng và rất vui vì bạn có thể đã có mặt trong buổi ra mắt dự án, nếu bạn bỏ lỡ dòng thời gian bạn đặt, mọi thứ có thể nhanh chóng xấu đi. Rất ít thứ sẽ phá hủy thiện chí CNTT đã làm việc để đạt được nhanh hơn so với thông tin sai lệch và bỏ thời hạn.
Ồ, và nếu bạn bỏ lỡ thời hạn, tốt hơn hết bạn nên truyền đạt một lý do nhanh chóng và hợp lý cho sự chậm trễ. Giữ cho các đường dây liên lạc mở sẽ giúp tránh xù lông và đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy tốt hơn về cách một dự án đang diễn ra. Nếu người dùng cuối của bạn không nghe thấy gì từ bạn, họ có thể cho rằng mọi thứ thật tồi tệ. Nếu điều này hóa ra không phải là trường hợp, bạn sẽ thất bại họ một cách lớn bằng cách không đáp ứng mong đợi của họ.
Không lỗi, không căng thẳng - Hướng dẫn từng bước của bạn để tạo ra phần mềm thay đổi cuộc sống mà không phá hủy cuộc sống của bạn
Bạn không thể cải thiện kỹ năng lập trình của mình khi không ai quan tâm đến chất lượng phần mềm.
Đối mặt với nghịch cảnh
Một khi bạn đã đạt được sự hài hòa với cộng đồng người dùng cuối của bạn và mọi người đang làm việc cùng nhau, bạn có thể nghĩ rằng bạn đã đạt được niết bàn nơi làm việc. Không quá nhanh. Đột nhiên, máy chủ hoặc (chèn mất điện liên quan ở đây) bị lỗi nghiêm trọng của một số loại và bạn có một hệ thống quan trọng nhiệm vụ xuống. Đây là một cơ hội khác để quản lý kỳ vọng của người dùng cuối của bạn để giảm thiểu sự mất tập trung để giúp giải quyết việc ngừng hoạt động nhanh chóng và không có vấn đề gì thêm.
Nếu bạn không làm điều này, bạn sẽ bị ngập trong các báo cáo ngừng hoạt động và không thể tránh khỏi "Sẽ mất bao lâu?" Câu hỏi. Điều này sẽ chỉ thành công trong việc thổi bùng ngọn lửa của sự thất vọng.
Đây là những việc cần làm: Khi mất điện, bạn cần có nhiều hơn một phương pháp để giải thích. Điều đó cũng nên nhất quán và trung thực. Vì vậy, nếu bạn nói rằng việc ngừng hoạt động sẽ được giải quyết trong hai giờ, người dùng cuối của bạn sẽ mong đợi nó sẽ được hoàn thành trong khung thời gian đó. Điều này có nghĩa là bạn nên tránh đưa ra những ước tính lạc quan để khiến mọi người hài lòng. Ngoài ra, nếu vấn đề đang ảnh hưởng đến người dùng cuối của bạn bây giờ, hãy ưu tiên khắc phục nó. Khi sự cố ngừng hoạt động đã được giải quyết kịp thời, bạn và nhóm của bạn có thể quay lại chương trình được lên lịch thường xuyên của bạn.
Chìa khóa để quản lý dự án trơn tru
Máu xấu thường phát triển về phía các phòng ban - và sau đó trong đó. Điều này là phổ biến nhất khi bộ phận CNTT và người dùng cuối không thể giao tiếp và khi bộ phận CNTT không quản lý và đáp ứng những mong đợi của người dùng cuối đó. Một người quản lý dự án CNTT, người có thể thành thạo nghệ thuật thiết lập và đáp ứng kỳ vọng sẽ không phải lo lắng về việc sẽ làm cho người dùng cuối hài lòng - điều đó sẽ đến một cách tự nhiên. (Bạn muốn leo lên nấc thang sự nghiệp CNTT? Đọc Làm thế nào để trở thành Giám đốc CNTT: Mẹo từ đầu.)