NộI Dung
- Phần mềm quản lý dự án là gì?
- Lịch sử
- Làm thế nào nó hoạt động?
- Không lỗi, không căng thẳng - Hướng dẫn từng bước của bạn để tạo ra phần mềm thay đổi cuộc sống mà không phá hủy cuộc sống của bạn
- Nó áp dụng như thế nào trong thế giới công nghệ
- Vấn đề tiềm ẩn
- Tương lai của phần mềm quản lý dự án
Nguồn: kchungtw / iStockphoto
Lấy đi:
Với tất cả các kế hoạch, tính toán, lập lịch và theo dõi để thấy thành công một dự án cho đến khi hoàn thành, nhiều người đang chuyển sang phần mềm quản lý dự án để nhận một số trợ giúp tự động.
Quản lý dự án không chỉ dành cho người quản lý dự án nữa; kỹ năng quản lý dự án là điều bắt buộc đối với tất cả các loại doanh nhân, từ doanh nhân đến CEO công ty. Nhưng điều phối một dự án có thể trở nên phức tạp, đặc biệt đối với những người không chuyên về nó. Nếu nhân sự, các thành phần, hồ sơ, các mốc quan trọng và việc giao hàng không đến được với nhau vào đúng thời điểm, thời hạn sẽ bị bỏ lỡ và tiền bị mất.
Với tất cả các kế hoạch, tính toán, lập lịch và theo dõi để thấy thành công một dự án cho đến khi hoàn thành, nhiều người đang chuyển sang phần mềm quản lý dự án để nhận một số trợ giúp tự động.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Thuật ngữ phần mềm quản lý dự án bao gồm một loạt các loại phần mềm có thể bao gồm một số tổ hợp chức năng khác nhau. Hầu hết các chương trình bao gồm biểu đồ Gantt (biểu đồ thanh minh họa lịch biểu dự án), biểu đồ, bảng thời gian, phân công nhiệm vụ và các mốc quan trọng. Một số phần mềm PM cũng có thể theo dõi chi phí, điều tiết tài nguyên, theo dõi ngân sách và tính toán chi phí.
Phần mềm này có thể được cài đặt trực tiếp trên máy hoặc có thể chạy trực tuyến dưới dạng chương trình dựa trên đám mây. Hầu hết các phiên bản đám mây - và một số chương trình đã cài đặt - bao gồm các công cụ cộng tác.
Lịch sử
Lịch sử của phần mềm quản lý dự án thực tế là cổ xưa so với các công nghệ ngày nay. Trên thực tế, nguồn gốc của nó bắt nguồn từ năm 1957, khi John Mauchly và J. Presper Eckert Jr., các nhà thiết kế của Máy tính và tích hợp số điện tử (được biết đến với cái tên ENIAC - có, cái đó ENIAC), đã được yêu cầu phát triển một dự án cho Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM). (Để tìm hiểu thêm về ENIAC và lịch sử của nó, hãy xem Phụ nữ của ENIAC: Những người tiên phong lập trình.)
Ứng dụng CPM Mauchly và Eckert tạo ra không chỉ là ví dụ đầu tiên của phần mềm quản lý dự án, mà còn là chương trình phần mềm thương mại đầu tiên chạy trên máy tính có bộ nhớ được lưu trữ. Khi quản lý dự án trở nên phức tạp hơn trong những năm qua, phần mềm tiên tiến hơn đã được phát triển để theo kịp các nhiệm vụ liên quan.
Làm thế nào nó hoạt động?
Nói một cách đơn giản, phần mềm PM giữ chi tiết dự án và tài nguyên được tổ chức ở một nơi. Lợi ích chính là tiết kiệm thời gian (đặc biệt là với phần mềm tiên tiến có thể tính toán và số dự án) và khả năng chia sẻ nhanh chóng các cập nhật và thông tin mới thông qua các công cụ cộng tác.
Mặc dù phần mềm này có thể đi kèm với nhiều tính năng khác nhau, nhưng có hai loại chính: được cài đặt và lưu trữ. Các phiên bản phần mềm PM đã cài đặt chạy trực tiếp từ PC hoặc máy tính xách tay của bạn và lưu trữ chương trình và tất cả các tệp trên ổ cứng của bạn. Với phần mềm được lưu trữ hoặc dựa trên đám mây, chương trình được chạy qua trình duyệt web và các tệp được lưu trữ trên các máy chủ từ xa do nhà cung cấp phần mềm sở hữu và duy trì.
Không lỗi, không căng thẳng - Hướng dẫn từng bước của bạn để tạo ra phần mềm thay đổi cuộc sống mà không phá hủy cuộc sống của bạn
Bạn không thể cải thiện kỹ năng lập trình của mình khi không ai quan tâm đến chất lượng phần mềm.
Trong khi các tập đoàn lớn có máy chủ và nhân viên CNTT của họ thường chọn phần mềm PM được cài đặt vì tính ổn định và sức mạnh thương hiệu, nhiều doanh nhân, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp cỡ trung đang chọn phần mềm lưu trữ. Có một số lợi ích đối với phần mềm quản lý dự án đám mây, bao gồm khả năng truy cập chương trình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và chi phí trả trước thấp hơn. Bởi vì không có cài đặt, phần mềm lưu trữ được mua trên cơ sở đăng ký hàng tháng. (Để tìm hiểu thêm, hãy xem Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về đám mây: Điều đó có nghĩa là gì đối với doanh nghiệp nhỏ.)
Nó áp dụng như thế nào trong thế giới công nghệ
Một trong những điều tốt nhất về phần mềm quản lý dự án là bạn không phải là người quản lý dự án để tìm cách sử dụng cho các chương trình này. Trong nhiều trường hợp, phần mềm được sử dụng bởi các doanh nhân và doanh nghiệp nhỏ không có ngân sách hoặc tài nguyên để thuê người quản lý dự án chuyên dụng. Các công ty lớn hơn thường sử dụng phần mềm để phối hợp các nhóm nội bộ với các nhà quản lý dự án thuê ngoài. Một số chuyên gia PM sử dụng một hình thức của phần mềm này để bổ sung cho những nỗ lực của họ và mang lại khả năng quản lý và tự động hóa cao hơn cho một dự án.
Phần mềm quản lý dự án giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm đều ở trên cùng một trang, nhận thức được tất cả các mốc quan trọng và hoàn thành đúng nhiệm vụ với tốc độ phù hợp để hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong ngân sách.
Vấn đề tiềm ẩn
Mặc dù phần mềm PM chắc chắn rất hữu ích, nhưng nó cũng có nhược điểm. Một trong những vấn đề chính mà người dùng gặp phải là thiếu tùy biến. Hầu hết các phần mềm là mục đích chung, và do đó được thiết kế để hoạt động trên nhiều ngành và loại dự án. Đối với một số dự án dành riêng cho ngành như phát triển phần mềm, chương trình quản lý dự án chung không hữu ích hơn nhiều so với sử dụng bảng tính Excel để theo dõi chi tiết.
Phần mềm quản lý dự án cũng có thể tạo ra sự tập trung không đồng đều cho vòng đời dự án. Ví dụ, mặc định cho chế độ xem biểu đồ Gantt có thể khiến nhóm dự án bỏ qua hoặc trì hoãn các nền tảng ban đầu quan trọng như mục tiêu và quy trình sự kiện logic. Khi sai lầm hoặc thiếu sót xảy ra sớm trong một dự án, hiệu ứng gợn có thể buộc nhóm quay lại từ đầu, điều này có nghĩa là mất thời gian và tiền bạc, cũng như không đạt được các mốc hoặc thời hạn.
Tương lai của phần mềm quản lý dự án
Phần mềm PM có thể giúp hợp lý hóa và đơn giản hóa các dự án. Với sự phát triển của các doanh nhân và doanh nghiệp nhỏ - và một bầu không khí kinh tế chung khuyến khích cắt giảm chi phí bất cứ nơi nào có thể - phần mềm này dường như được sử dụng rộng rãi hơn.
Trong tương lai, nhiều khả năng sẽ thấy phần mềm quản lý dự án giải quyết các vấn đề không đặc thù và tập trung sai lệch, làm cho loại phần mềm này dễ tiếp cận và hữu ích hơn cho nhiều doanh nghiệp.