NộI Dung
- Phần mềm quản lý dự án, Gặp gỡ đám mây
- Lợi ích của phần mềm đám mây
- Không lỗi, không căng thẳng - Hướng dẫn từng bước của bạn để tạo ra phần mềm thay đổi cuộc sống mà không phá hủy cuộc sống của bạn
- Rủi ro là gì?
- Phần mềm Cloud PM hoạt động ở đâu
- Một nghiên cứu nhỏ, một công cụ tuyệt vời
Nguồn: Rawpixel / iStockphoto
Lấy đi:
Phần mềm quản lý dự án đám mây cho phép cộng tác và giảm chi phí, nhưng không có một vài cạm bẫy.
Văn phòng di động thực sự không chỉ có thể, mà còn nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn cho nhiều doanh nghiệp. Thiết bị cầm tay là một bước tiến lớn đối với thực tế hoạt động ở bất cứ đâu và giờ đây, điện toán đám mây đã xóa bỏ rào cản cuối cùng. Với phần mềm quản lý dự án được lưu trữ trên đám mây, bạn có thể có mọi thứ bạn cần trong tầm tay, bất cứ nơi nào bạn đến.
Tất nhiên, mọi công nghệ đều có ưu điểm và nhược điểm của nó. Trong bài viết này, hãy xem cách các công ty có thể chuyển quản lý dự án của họ vào đám mây, ai có thể hưởng lợi và những cạm bẫy vẫn còn cho giải pháp phần mềm cao cả này. (Để đọc một số thông tin cơ bản, hãy xem Quản lý dự án 101.)
Phần mềm quản lý dự án, Gặp gỡ đám mây
Phần mềm quản lý dự án phối hợp và tự động hóa nhiều chức năng tẻ nhạt hơn của việc quản lý dự án. Hầu hết các chương trình phần mềm này bao gồm biểu đồ và tạo biểu đồ Gantt, phân công nhiệm vụ, bảng thời gian và các mốc quan trọng. Các phiên bản nâng cao hơn cũng có thể điều chỉnh tài nguyên, theo dõi ngân sách, theo dõi chi phí và tính toán chi phí.
Vậy còn đám mây thì sao? Phương pháp làm việc này liên quan đến việc sử dụng các chương trình và lưu trữ dữ liệu thông qua kết nối internet. Phần mềm đám mây được nhà cung cấp lưu trữ trên các máy chủ từ xa, thay vì được cài đặt vật lý trên các máy của công ty. Microsoft OneDrive, Dropbox và thư viện kỹ thuật số Amazon Kindle của bạn là những ví dụ về lưu trữ đám mây. (Để tìm hiểu thêm về lợi ích chung của điện toán đám mây, hãy đọc Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về đám mây: Điều đó có nghĩa là gì đối với doanh nghiệp nhỏ.)
Lợi ích của phần mềm đám mây
Phần mềm đám mây đi kèm với rất nhiều lợi thế. Một trong những lợi ích chính cho quản lý dự án là chia sẻ siêu dễ dàng. Vì phần mềm được lưu trữ trên đám mây, toàn bộ nhóm kinh doanh có thể truy cập các tác vụ, lịch trình và cập nhật tiến độ gần đây nhất bất cứ lúc nào, điều này làm cho phần mềm đám mây trở nên lý tưởng cho du lịch và cộng tác theo thời gian thực.
Nói về quyền truy cập, một lợi thế lớn khác của phần mềm đám mây là tính di động. Kết nối internet là tất cả những gì cần thiết để truy cập chương trình mọi lúc, mọi nơi, từ mọi thiết bị, bao gồm máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
Có chi phí và thời gian để xem xét. Phần mềm PM được cài đặt truyền thống có thể có giá hàng ngàn và có thể yêu cầu nâng cấp phần cứng. Cài đặt và nâng cấp không chỉ tốn kém, mà còn chậm triển khai. Mặt khác, phần mềm đám mây không yêu cầu cài đặt, chỉ cần đăng nhập và mật khẩu để truy cập phiên bản mới nhất của phần mềm. Cấu trúc giá cũng dễ dàng hơn nhiều đối với ngân sách của các công ty, vì hầu hết các phần mềm quản lý dự án đám mây được bán dưới dạng phần mềm dựa trên đăng ký dưới dạng dịch vụ (SaaS). Điều này có nghĩa là thanh toán hàng tháng thấp thay vì hàng trăm hoặc hàng ngàn trả trước. Ngoài ra, hầu hết các phần mềm quản lý dự án không yêu cầu cam kết lâu dài.
Tóm lại, sử dụng đám mây đối phó với những thách thức sau đây, mà tất cả các loại công ty phải đối mặt, cho dù họ làm việc trong kiến trúc, xây dựng hoặc viễn thông:
Không lỗi, không căng thẳng - Hướng dẫn từng bước của bạn để tạo ra phần mềm thay đổi cuộc sống mà không phá hủy cuộc sống của bạn
Bạn không thể cải thiện kỹ năng lập trình của mình khi không ai quan tâm đến chất lượng phần mềm.
- Sự chậm trễ phân phối, vấn đề múi giờ
Với dịch vụ đám mây, mọi người đều có thể truy cập vào dữ liệu của công ty từ máy tính xách tay, PC, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet đáng tin cậy. - Dự án hợp tác
Quên đi những thứ cồng kềnh, nhân viên có thể làm việc trên một dự án trên đám mây và gửi những thay đổi sẽ có sẵn cho phần còn lại của nhóm trong vài phút. Điều này cho phép các nhân viên khác nhau làm việc gần thời gian thực, giống như họ ở trong cùng một phòng. - Sao lưu
Bằng cách có tài liệu trên đám mây, các công ty được bảo vệ chống lại lỗi phần cứng và phần mềm. - Không gian lưu trữ không giới hạn
Đám mây không bao giờ hết không gian và có thể truy cập từ hầu hết mọi nơi. Điều này cho phép các công ty lưu trữ các tệp, cho phép các thành viên trong nhóm tiếp tục truy cập chúng trong tương lai, thậm chí từ xa.
Rủi ro là gì?
Có luôn luôn một bắt, phải không? Mặc dù có thế mạnh, phần mềm quản lý dự án đám mây có một vài nhược điểm. Trưởng trong số đó là bảo mật, đó là một rủi ro cố hữu cho bất kỳ giao dịch trực tuyến nào. (Đọc thêm về rủi ro bảo mật trong Mặt tối của đám mây.)
Kể từ khi phần mềm đám mây bắt đầu phát triển phổ biến, các công ty đã coi bảo mật là mối quan tâm chính. Xét cho cùng, sử dụng đám mây có nghĩa là lưu trữ tất cả dữ liệu của công ty - có thể bao gồm bí mật thương mại, dữ liệu khách hàng nhạy cảm và thông tin công ty - trên máy chủ của ai đó. Những máy chủ đó có thể dễ bị tin tặc, virus, hoặc thậm chí là thiên tai hoặc trộm cắp vật lý.
May mắn thay, các nhà cung cấp phần mềm đám mây nhận thức được những rủi ro này và hầu hết sử dụng bảo mật tốt nhất hiện có để bảo vệ máy chủ và dữ liệu khách hàng của họ. Rốt cuộc, nếu không có khách hàng hài lòng, các nhà cung cấp đám mây sẽ không kinh doanh. Ngoài ra, bảo mật đám mây đã được cải thiện theo thời gian và có khả năng sẽ tiếp tục như vậy khi các nhà cung cấp đám mây đưa ra các giải pháp mới để bảo vệ dữ liệu khách hàng của họ.Mặc dù vậy, các công ty nên tìm hiểu các quy trình và giao thức bảo mật được áp dụng trước khi đăng ký bất kỳ dịch vụ phần mềm đám mây nào.
Thời gian chết là một vấn đề tiềm năng khác. Nếu nhà cung cấp đám mây gặp sự cố kỹ thuật, khách hàng của họ sẽ không thể truy cập dữ liệu của họ. Theo Nhóm làm việc quốc tế về khả năng phục hồi điện toán đám mây, thời gian hoạt động của các nhà cung cấp đám mây dao động trong khoảng 99,6% đến 99,9%, trung bình 7,5 giờ không có sẵn mỗi năm. Điều này nghe có vẻ khá tốt, nhưng IWGCR nói rằng đó là một chặng đường dài từ độ tin cậy 99,99 phần trăm cần có của một hệ thống quan trọng. Nhiều nhà cung cấp phần mềm đám mây lớn - và thậm chí một số nhà cung cấp nhỏ hơn - có bảo đảm thời gian hoạt động, vì vậy các công ty nên tìm kiếm một công ty mang ít rủi ro nhất. Và tất nhiên, dữ liệu quan trọng nhất cũng cần được sao lưu trong nhà.
Phần mềm Cloud PM hoạt động ở đâu
Trong khi các tập đoàn lớn có xu hướng gắn bó với phần mềm PM được cài đặt truyền thống hơn, các phiên bản đám mây đang được các công ty thiếu ngân sách CNTT hàng triệu đô la chấp nhận. Chi phí ban đầu thấp, đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT tối thiểu hoặc không tồn tại, tỷ lệ chi trả khi bạn đi và bất kỳ nơi nào truy cập phần mềm đám mây là lý tưởng cho:
- Khởi nghiệp và doanh nhân
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Các công ty ảo với các nhóm đa dạng về địa lý
- Quản lý dự án tự do
Tất nhiên, không phải tất cả các phần mềm quản lý dự án đều được tạo ra như nhau. Các công ty sẽ cần tìm phần mềm với các tính năng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ và tránh những tiếng chuông và còi bổ sung có thể làm tăng giá thuê bao.
Một nghiên cứu nhỏ, một công cụ tuyệt vời
Phần mềm quản lý dự án đám mây có thể là một công cụ tuyệt vời cho nhiều công ty. Nó có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc quản lý dự án và cung cấp sự tiện lợi và linh hoạt khi làm việc trong đám mây. Là một công nghệ mới hơn, quản lý dự án đám mây vẫn còn một số khó khăn cần khắc phục. Nhưng dịch vụ này đang ngày càng trở nên cần thiết cho nhiều loại hình doanh nghiệp, điều này sẽ thúc đẩy sự đổi mới và cải tiến cần thiết để hoàn thiện công cụ này trong những năm tới.