Lấy đi:
Mang theo thiết bị của riêng bạn thường được quảng bá như một biện pháp tiết kiệm chi phí. Nó có thể, nhưng chỉ khi các công ty nhận thức được tất cả các chi phí tiềm năng.
Mang theo thiết bị của riêng bạn (BYOD) không chỉ là một phong trào mới, hợp thời trang. Trên thực tế, BYOD đã xảy ra kể từ khi điện thoại thông minh trở nên dễ tiếp cận hơn đối với nhân viên. Rốt cuộc, việc thiếu khả năng tiếp cận cũng có chi phí, và không lâu sau đó, các công ty bắt đầu coi BYOD là một cách để tăng năng suất, nếu chỉ dành cho các giám đốc điều hành hàng đầu. Tất nhiên, nhân viên của họ sớm tìm ra những cách tương tự để tự tăng năng suất.
Mặc dù BYOD đã xuất hiện được vài năm, BYOD do công ty quản lý vẫn còn tương đối mới. Do đó, kỷ nguyên mới của BYOD liên quan đến việc nhận ra rằng việc thêm các thiết bị di động vào hỗn hợp CNTT có thể có những hậu quả thực sự về mặt bảo mật của công ty. Vì vậy, thú vị và có lợi như BYOD là một khái niệm, trong các công ty triển khai phải tìm ra sự cân bằng giữa tiết kiệm chi phí và nhu cầu bảo mật thông tin của công ty.
Thêm vào đó, khi sử dụng BYOD tại nơi làm việc, nhiều công ty không hạch toán được các chi phí phát sinh và bị sốc khi biết chi phí thực sự được chi cho chương trình là bao nhiêu. Đó là bởi vì họ rơi vào cái bẫy nhìn vào những gì đang được lưu, có lẽ bằng cách nhân viên mua thiết bị di động của họ và bỏ qua những gì đã bỏ ra để làm cho tất cả xảy ra. Dưới đây là bốn chi phí BYOD phổ biến mà các công ty có xu hướng bỏ qua. (Đối với một số cách đọc nền trên BYOD, hãy xem BYOD: What It Means for IT.)
- Thời gian dành cho MDM
BYOD và quản lý thiết bị di động (MDM) phối hợp với nhau và nhiệm vụ của CIO là tìm kiếm phần mềm MDM tốt nhất để cung cấp quyền kiểm soát tất cả các thiết bị di động do nhân viên sở hữu. Kiểm soát trong kỷ nguyên BYOD có nghĩa là MDM cung cấp bảo vệ tất cả các thiết bị có mã khóa, bảo mật dữ liệu quan trọng của công ty và quan trọng nhất là xóa sạch tất cả dữ liệu trên thiết bị di động trong trường hợp mất hoặc trộm cắp. (Tìm hiểu thêm về hệ thống quản lý thiết bị di động của Sysaids tại đây.)
Tuy nhiên, khi BYOD được triển khai, ai đó phải giám sát và quản lý việc sử dụng thiết bị di động. Ngay cả với phần mềm MDM, vẫn cần phải có người theo dõi thông tin nào đang được truy cập, kiểm tra bảo mật, theo dõi các thiết bị mới được mua và các khía cạnh quan trọng khác. Tùy thuộc vào quy mô của công ty, điều này có thể có nghĩa là thuê một nhân viên để quản lý lĩnh vực mới này bởi vì nó giới thiệu một nhiệm vụ / trách nhiệm hoàn toàn mới.
Các công ty có bộ phận CNTT chuyên dụng cần đảm bảo rằng bộ phận đó có các nguồn lực để xử lý trách nhiệm thêm. Sai lầm lớn nhất ở đây là đánh giá thấp lượng thời gian và nỗ lực cần thiết để thực hiện BYOD đúng cách. Thời gian bằng tiền.
- Kế hoạch hàng tháng
Để khuyến khích nhân viên chọn tham gia BYOD, các công ty thường phân bổ một khoản tiền để trả một khoản tiền đặt ra mỗi tháng cho hóa đơn thiết bị di động của nhân viên. Điều mà một số công ty không tính đến là nhân viên đang trả tiền điện thoại từ túi của họ và đang nhận được các kế hoạch hàng tháng giống như mức trung bình mà Joe có được.
Hầu hết các nhà mạng lớn cung cấp giảm giá cho các doanh nghiệp mở tài khoản kinh doanh với họ và đăng ký gói lớn. Điều này có nghĩa là đối với các công ty, việc trả tiền cho dịch vụ điện thoại hàng tháng thực sự có thể ít tốn kém hơn so với việc cung cấp một khoản trợ cấp hợp lý. Nếu các công ty sử dụng theo quy định, họ có thể thiết lập số tiền dựa trên vai trò của nhân viên.
- Bộ phận Trợ giúp Hỗ trợ
Tất cả các thiết bị di động không được xây dựng giống nhau. Đây là điều mà các công ty không xem xét với BYOD. Khi BYOD được đưa vào một công ty, nó có thể tạo ra sự căng thẳng cho bộ phận CNTT hoặc bàn trợ giúp, sau đó phải giải quyết các vấn đề cho vô số thiết bị thay vì chỉ một hoặc hai loại. Đây là một trong những lợi thế mà các thiết bị di động do công ty cung cấp có thể cung cấp, bởi vì nhìn chung mọi nhân viên đều có cùng một thiết bị hoặc ít nhất một thiết bị được sản xuất bởi cùng một nhà sản xuất.
Mặc dù nhiều công ty nghĩ rằng họ đang mất tiền bằng cách phải cung cấp hỗ trợ cho các thiết bị do công ty cung cấp, nhưng nó thực sự hiệu quả hơn so với BYOD trong các tình huống nhất định. Giống như giám sát thiết bị di động, các công ty có thể buộc phải đưa vào một nhân viên mới chuyên làm việc với nhiều thiết bị di động khác nhau.
- Thiết bị không sử dụng
Một điều cần được xem xét cẩn thận là nhân viên nào được phép tham gia BYOD. Một số công ty mắc sai lầm khi để bất kỳ ai chọn tham gia. Điều này có thể khá tốn kém vì trong khi nhiều nhân viên say mê ý tưởng của BYOD, một số người sẽ nhận ra rằng họ không thực sự cần sử dụng các thiết bị cá nhân của họ cho công việc. Kết quả cuối cùng là nhân viên cuối cùng nhận được một khoản trợ cấp cho những gì thực chất trở thành một thiết bị cá nhân.
Do những lo ngại về quyền riêng tư, vấn đề này hơi khó theo dõi. Nhà cung cấp công cụ quản lý CNTT của một công ty có thể cung cấp theo dõi chi tiết cho đến khi ứng dụng nào đang được sử dụng trên các thiết bị BYOD, cung cấp một bức tranh tốt hơn về người mà sử dụng chương trình một cách hợp pháp. Điều quan trọng là phải đề cập đến thông tin nào công ty sẽ truy cập trên các thiết bị của nhân viên trong chính sách BYOD để tránh mọi vấn đề riêng tư.
Để bù đắp hoặc giảm thiểu các chi phí ẩn này, chính sách BYOD được thiết kế tốt là cần thiết. Bao gồm các điều khoản sử dụng, đặt số tiền cho phép hợp lý cho mỗi vai trò và có thể phác thảo mức độ mà bàn trợ giúp sẽ cung cấp hỗ trợ. Nhìn chung, BYOD có thể là một hit hoặc bỏ lỡ. Tuy nhiên, với nỗ lực và lập kế hoạch cẩn thận, các công ty có thể đảm bảo rằng chi phí được giảm thiểu.